Als je deelneemt aan het vitaliteitsonderzoek (VO) deel je allerlei persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens. We willen o.a. transparant zijn over de soorten gegevens die we in het kader van het VO verwerken, de doelen van de verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten je hebt ten aanzien van jouw eigen gegevens. In deze privacy verklaring informeren we je hierover. Heb je na het lezen van deze verklaring nog vragen? Neem dan contact met ons op.
1. Wie zijn wij en wat houdt het vitaliteitsonderzoek in?
De Gelderse Sport Federatie (GSF) gelooft dat je door fit en vitaal te zijn een gezonder en plezieriger leven leidt. Wij motiveren daarom zoveel mogelijk mensen om te sporten en bewegen, zodat iedereen mee kan doen. Om dit voor elkaar te krijgen verbinden, activeren en coachen we organisaties in Gelderland van start tot finish. Zo zetten we samen een uitdagend sport- en beweegklimaat neer.
Met het VO testen we je leefstijl, werkvermogen en algemene gezondheid. Je krijgt inzicht in je eigen leefstijl en eventuele gezondheidsrisico’s. Natuurlijk krijg je ook tips en adviezen om je leefstijl te verbeteren of op hetzelfde niveau te houden.
2. Welke soorten gegevens gebruikt de GSF voor het VO?
Om het VO goed te kunnen uitvoeren verwerken we verschillende persoonsgegevens. Naast de contactgegevens die we van je werkgever hebben ontvangen voor het maken van een afspraak zijn dit gegevens die je zelf invult in vragenlijsten, eventueel resultaten van health checks, doelen die je voor jezelf stelt en adviezen die je van onze leefstijlcoach hebt ontvangen.
Denk aan dit soort gegevens:
- contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, en emailadres;
- personalia, zoals geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat en gezinssamenstelling; gegevens over werk en carrière, zoals dienstverband en werk(beleving), inkomen, opleiding, beroep;
- gegevens over leefstijl en vitaliteit, bijvoorbeeld over beweging, voeding, stress en ontspanning;
- bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld over je gezondheid. Denk aan lengte, gewicht, medische achtergrond, cholesterolgehalte en eventuele medische beperkingen en/of aandoeningen en medicijngebruik. Deze gegevens worden alleen door ons verzameld voor zover betrokkenen daar uitdrukkelijke toestemming voor hebben gegeven;
- Trajectinformatie. Gedurende de looptijd van een traject wordt informatie verzameld vanuit vragenlijsten, testen en coachingsgesprekken en verwerkt in rapportages.
- Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord)
- Marketingvoorkeuren (bijvoorbeeld of u zich heeft aan- of afgemeld voor de nieuwsbrief)
- Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw contact met de klantenservice of digitale en/of schriftelijke correspondentie)
Bijzondere persoonsgegevens
Voor een goed VO verwerken we ook bijzondere en gevoelige persoonsgegevens. We verwerken deze gegevens alleen als dat nodig is voor het onderzoek en advies. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens die te maken hebben met jouw gezondheid. We gaan extra voorzichtig met deze gegevens om.
3. Doelen van de verwerking van gegevens
Wij kunnen het VO alleen uitvoeren en advies geven als we daarbij persoonsgegevens verwerken. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is dan ook jou inzicht te kunnen geven in je eigen gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling.
Het doel is soms ook om met de verzamelde gegevens een anonieme rapportage op organisatie- of afdelingsniveau te maken voor jouw werkgever. Voor deze rapportage geldt een minimum van vijftien deelnemers en bevat geen persoonsgegevens. Je leidinggevende kan niet bij jouw persoonlijke testresultaten, tenzij je daar zelf toestemming voor geeft. Je kunt dan ook met je privé emailadres een eigen account aanmaken. Het enige wat kan worden overgedragen aan jouw werkgever is de informatie rondom wel of geen deelname door jou aan het VO in verband met de planning.
Daarnaast hebben we met de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) een partnership voor ontwikkeling en onderzoek van het programma. Nadat alle testresultaten geanonimiseerd zijn gebruikt de HAN de uitslagen voor (toegepast) wetenschappelijk onderzoek. Deze gegevens zijn nooit herleidbaar tot individuele personen.
4. Grondslag voor verwerking van gegevens
Voor het VO verwerken we jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag Toestemming. Dat betekent dat we geen gegevens zullen verzamelen als je daar geen toestemming voor hebt gegeven. Voor deelname aan het VO geef je ons door jouw akkoord met de toestemmingsverklaring op het inlogscherm uitdrukkelijk toestemming om jouw gegevens te verwerken. Deze toestemming kun je altijd weer intrekken.
5. Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens bewaren we in elk geval zolang dat nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen. Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van het medisch dossier, bewaren we ten minste 15 jaar of zoveel langer als nodig is. In geval van een beroepsziekte kan de bewaartermijn zelfs (meer dan) 40 jaar zijn. Op verzoek van de deelnemer (patiënt) vernietigen we het medisch dossier binnen 3 maanden. Dit geldt niet als het gaat om gegevens waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de deelnemer (patiënt), of als we de gegevens volgens de wet langer moeten bewaren. Na afloop van de bewaartermijnen verwijderen we de gegevens. In overleg met de organisatie kunnen we de gegevens van het VO verwijderen nadat de organisatie de managementrapportage heeft ontvangen.
6. Informatie, wijziging en bezwaar klacht
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van jou verwerken:
- inzage in de persoonsgegevens;
- aanpassing van de persoonsgegevens;
- beperking van persoonsgegevens;
- bezwaar maken tegen het verwerken van persoonsgegevens;
- verwijdering (wissen) van de persoonsgegevens;
- overdracht van persoonsgegevens aan jezelf of aan een andere organisatie;
- Intrekking van gegeven toestemming om persoonsgegevens van u te verwerken;
- Intrekking van gegeven toestemming om persoonsgegevens van u te bekijken samen met de leefstijlcoach tijdens de Health Check;
- klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens.
Op de website van het VO kun je zelf inzien welke persoonsgegevens we van jou verwerken, ook kun je deze zelf aanpassen.
Wil je van de andere bovenstaande rechten gebruik maken of een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, stuur ons dan een mail met jouw verzoek of klacht. Om er zeker van te zijn dat het verzoek, of de klacht door jou is ingediend vragen we je als bijlage een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Wij vragen u met klem op deze kopie uw BSN en pasfoto onleesbaar te maken. Dit ter bescherming van jouw privacy.
Je kunt jouw verzoek of klacht mailen naar privacy@geldersesportfederatie.nl
Let op: het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan een verzoek. Als dit het geval is zullen we je dit gemotiveerd laten weten.
7. Beveiliging van uw gegevens
Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Denk onder meer aan wachtwoorden, logische toegangscontroles, autorisaties, versleutelde opslag, audits, fysieke en communicatiebeveiliging en dergelijke. Voor medewerkers die inzicht hebben in de individuele testresultaten geldt een geheimhoudingsplicht.
8. Verstrekken van gegevens aan derden
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat doen we alleen als dat noodzakelijk is. We verstrekken jouw gegevens alleen aan externe partijen die de gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerken, zoals onze ICT-dienstverlener Adaptics.
9. Datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Soms is het waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betreffende personen. In dat geval zijn wij verplicht om een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij degenen wiens gegevens het betreft.
Indien een datalek betrekking heeft op gegevens van meerdere betrokkenen van dezelfde werkgever dan melden we het datalek aan de werkgever.
Het is belangrijk dat alle datalekken die betrekking hebben op persoonsgegevens die door ons worden verwerkt bij ons worden gemeld en beoordeeld zodat we daar actie op kunnen ondernemen. Jekunt datalekken melden op privacy@geldersesportfederatie.nl.
10. Website en Cookies
We maken op onze website alleen gebruik van functionele cookies. Dat doen we om de website goed te laten functioneren
11. Klachtrecht
Wanneer je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, horen wij dat natuurlijk graag. Je kunt daarover contact met ons opnemen en wij zullen samen met jou naar oplossingen kijken.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Onze contactgegevens zijn:
Telefoon: 026 – 354 0399
E-mail: info@geldersesportfederatie.nl
Voor Privacy: privacy@geldersesportfederatie.nl
Website: www.geldersesportfederatie.nl
Postadres: postbus 60066, 6800 JB ARNHEM
Bezoekadres: Papendallaan 60, 6816 VD ARNHEM
12. Wijzigingen van de Privacy statement
Het kan voorkomen dat we deze privacy verklaring in de toekomst wijzigen. Op onze website vindt je steeds het meest actuele statement.